Modele rozliczeń w IT: Fixed price, time & materials, fixed budget

Fixed Price, Time & Materials, a może Fixed Budget? Wybór odpowiedniego modelu rozliczeń stanowi kluczowy krok przy rozpoczęciu współpracy z software housem. Każdy z nich ma swoje unikalne cechy, zalety i ograniczenia, które warto dokładnie rozważyć przed podjęciem decyzji.

W tym artykule przyjrzymy się dokładniej tym najpopularniejszym modelom rozliczeń. Omówimy, kiedy i dlaczego stosuje się poszczególny wariant oraz jakie są ich główne zalety i ograniczenia. Czytaj dalej, aby poznać wszystkie istotne informacje i dowiedzieć się, który model rozliczeń najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.

Fixed Price

Model Fixed Price to umowa oparta na cenie określonej z góry, przed rozpoczęciem projektu. Aby w projekcie w ogóle rozważać model Fixed Price, konieczne jest posiadanie szczegółowej dokumentacji funkcjonalnej. Wytworzenie takiej dokumentacji można wykonać wewnętrznie lub zlecić jako usługę na rynku. Fixed Price jest możliwy wtedy, kiedy wiemy, jak ma działać planowana aplikacja i nie mamy co do tego żadnych wątpliwości. Z racji tego, że bardzo trudno oszacować dokładną ilość i długość prac programistycznych, wykonawcy dodają do oferty najczęściej 30% tzw. buforu na nieprzewidziane sytuacje. Niemniej, zgodnie z tym modelem rozliczeń, firma wykonawcza zobowiązuje się dostarczyć klientowi prace, z określonego w umowie zakresu, za ściśle określoną cenę, rozliczaną w transzach.

Kiedy wybrać model rozliczeń Fixed Price

Ten model sprawdzi się, gdy wymagania względem planowanego oprogramowania są bardzo dobrze zdefiniowane, a budżet jest stały lub ograniczony np. w przypadku dofinansowań z UE. Model ten oferuje przewidywalność kosztów i umożliwia zaplanowanie budżetu z góry. 

Zalety Fixed Price

Stała cena

Główną zaletą tej metody jest jasno określony budżet, który klient oraz wykonawca ustalają i akceptują na początku projektu. Budżet pozostaje stały, a prace nad realizacją projektu muszą zmieścić się w ustalonej cenie.

Jasno określony zakres prac

Fixed Price wymaga szczegółowego ustalenia zakresu projektu przed podpisaniem umowy. Dzięki temu można unikać nieporozumień lub tworzenia nieprzemyślanych funkcjonalności. 

Minimalne ryzyko

Przy dobrze zdefiniowanych wymaganiach i wcześniej ustalonych terminach, model Fixed Price pozwala zagwarantować dostarczenie oprogramowania w określonym czasie i cenie. Należy jednak pamiętać, że dotyczy to tylko sytuacji, kiedy zakres projektu nie ulega zmianie. W praktyce zdarzają się jednak sytuacje, że w przypadku znacznych niedoszacowań projektów, dla firmy wykonawczej może być bardziej opłacalne zrezygnowanie z projektu niż próba jego ukończenia za dodatkową, nieprzewidzianą pracę. 

Wady modelu Fixed Price

Brak elastyczności

Wprowadzanie zmian w trakcie projektu, które wykraczają poza zakres prac określony w umowie będzie traktowane jako change request i będzie każdorazowo wymagało wyceny i podpisania dodatkowego zamówienia. Może to powodować również wydłużenie procesu developmentu. 

Ograniczone zaangażowanie

W tym podejściu klienci nie otrzymują regularnych raportów ani nie mają częstych interakcji z zespołem programistycznym. Cała praca i zarządzanie są realizowane przez wykonawcę. Brak bezpośredniego zaangażowania może być zarówno zaletą, jak i wadą. 

Wyższe koszty

Wycena Fixed Price musi zakładać nieprzewidziane sytuacje i problemy w trakcie prac programistycznych, dlatego wykonawca na etapie wyceny dodaje ok. 30% bufor na takie sytuacje, za które trzeba zapłacić niezależnie od tego czy one wystąpią, czy nie.

Czasochłonny project managment

Project Manager musi bardzo precyzyjnie pilnować zakresu funkcjonalnego i na każde odstępstwo przygotowywać dodatkowe zamówienia. Z tego powodu, koszty zarządzania projektem są wyższe niż w pozostałych modelach. 

Model Time & Materials

Rozliczenia Time & Materials (T&M) to popularny sposób rozliczania usług polegających na wytwarzaniu oprogramowania. Model polega na utrzymaniu otwartego zakresu projektu i uzgodnieniu stawki godzinowej poszczególnych członków zespołu wykonawcy. Budżet projektu nie musi być ściśle określony, jednak częstą praktyką jest stosowanie estymacji, jako narzędzia pomocniczego w planowaniu projektu. Rozliczanie odbywa się godzinowo za zrealizowane prace, co umożliwia kontrolę ilości przepracowanych godzin względem proponowanej estymacji na bieżąco.

Kiedy stosować model Time & Materials

Umowa Time & Materials jest zwykle stosowana w projektach, w których może wystąpić potrzeba modyfikacji oraz doprecyzowania zakresu prac tj. takich, które mają określone pewne ogólne cele, ale ich dokładniejsza strategia lub sposób jej realizacji ewoluują wraz z rozwojem projektu. 

Zalety modelu Time & Materials

Elastyczność

Klienci mają dużą elastyczność w kierunku rozwoju projektu i mogą dostosować go w trakcie trwania. Często początkowe założenia dotyczące zakresu projektu zmieniają się  w związku z rozmowami z potencjalnymi użytkownikami, pojawieniem się nowych pomysłów lub z powodu zmiany wymagań rynkowych. Klient i zespół projektowy odbywają regularne spotkania, aby omówić postęp projektu, dostosować priorytety i rozważyć ewentualne zmiany. Elastyczne reagowanie na zachodzące zmiany może znacznie zwiększyć wartość produktu końcowego. Model T&M umożliwia sprawną implementację tych innowacji.

Transparentność inwestycji

Dzięki częstym spotkaniom, raportom i monitorowaniu czasu pracy, klienci mają wgląd w postęp projektu. Programiści i zespoły projektowe prowadzą szczegółowe raporty czasu pracy, jaki wykorzystano oraz zakresu prac, który został wykonany. Raporty  są podstawą do wynagrodzeń  za zrealizowane prace. 

Oszczędność czasu

Umowa T&M pozwala rozpocząć prace od razu i tworzyć kolejne wymagania wraz z rozwojem projektu, dzięki czemu efekt prac ujrzy światło dzienne znacznie szybciej niż w modelu Fixed Price. 

Lepsze zarządzanie ryzykiem

Dzięki większej elastyczności w modyfikacji zakresu projektu zmniejsza się również ryzyko stworzenia produktu, który nie będzie spełniał oczekiwań grupy docelowej.  Klient może łatwo zmieniać priorytety i dodawać nowe funkcje w trakcie realizacji projektu. Regularne spotkania i ciągły feedback powodują, że zespół może szybko identyfikować i naprawiać ewentualne błędne założenia, a także optymalizować produkt pod kątem potrzeb użytkownika. Model T&M pozwala na efektywne zarządzanie ryzykiem. Klient płaci tylko za wykonane godziny pracy, co oznacza, że może na bieżąco kontrolować budżet i nie ponosi kosztów związanych z przeszacowaniem zadań w sztywnych ramach budżetowych.

Wady modelu Time & Materials

Ryzyko kosztowe

Jeśli wymagania ulegną radykalnym zmianom lub klient przystąpi do procesu bez jasnego pomysłu na to, co chce osiągnąć, całkowity koszt oprogramowania może przekroczyć pierwotne założenia. 

Wymagane zaangażowanie

Projekt oparty o model Time & Materials wymaga zaangażowania ze strony klienta. Klient nie tylko monitoruje postęp prac, ale również uczestniczy w decydowaniu o kierunkach rozwoju projektu. Zaangażowanie oraz feedback są bardzo cenne i wpływają na efekt końcowy produktu.

Model Fixed Budget

Podejściem pośrednim między Fixed Price, a Time & Materials jest model Fixed Budget. W tym przypadku klient zachowuje zarówno elastyczność, jak i bezpieczeństwo budżetu.  Prace rozliczane są za realnie przepracowane godziny, natomiast wykonawca nie może bez zgody klienta przekroczyć wcześniej ustalonego budżetu. Początkowo planowane funkcje mogą ulec zmianie, lub też mogą zostać wyłączone z zakresu prac, bądź można dodać nowe bez potrzeby zmiany umowy lub podpisywania dodatkowych zamówień.

Kiedy wybrać model Fixed budget

Zazwyczaj model Fixed Budget jest stosowany w projektach, w których zakres może ulec modyfikacjom, przy jednoczesnej potrzebie określenia maksymalnej kwoty budżetu.

Zalety modelu Fixed budget

Kontrola nad budżetem

Jedną z kluczowych zalet tego modelu jest możliwość ustalenia maksymalnego budżetu projektu, który nie będzie przekroczony bez wyraźnej zgody zamawiającego

Elastyczne podejście

Ten model pozwala na dostosowanie zakresu projektu w zależności od zmieniających się wymagań lub priorytetów, które mogą wystąpić w trakcie jego realizacji. Klient ma możliwość rezygnacji z niektórych funkcjonalności bądź dodania nowych, bez składania dodatkowych zamówień w trakcie realizacji prac. 

Wady modelu Fixed Budget

Ryzyko niezrealizowania części funkcjonalności zakładanych w pierwotnej estymacji projektu

Istnieje ryzyko, że zakres projektu może się rozszerzyć w jednym kierunku, co wymusi konieczność rezygnacji z innych funkcjonalności, przy założeniu, że budżet pozostanie niezmieniony. Im bardziej precyzyjnie określony jest zakres prac, tym większe szanse na dokładniejszą estymację w początkowych założeniach. Wszelkie zmiany w projekcie lub wydłużenie czasu pracy nad poszczególnymi etapami mogą generować dodatkowe koszty.

Wymaga efektywnej komunikacji 

Aby zagwarantować, że prace nad projektem przebiegają zgodnie z ustalonym budżetem, konieczne jest efektywne komunikowanie się między klientem a dostawcą oraz zaangażowanie klienta i monitorowanie postępu prac.

Podsumowanie

Ostateczny wybór modelu rozliczeń zależy od charakteru projektu, oczekiwań klienta, jego wymagań i budżetu. Model Time & Materials sprawdza się lepiej w przypadku długoterminowych i większych projektów, gdzie zakres może ulegać zmianom, a wymagania są dynamiczne. Jeśli planujesz mniejszy projekt z konkretnie określonymi wymaganiami i ustalonym zakresem prac, model Fixed Price może być dobrym wyborem. Natomiast, jeśli zależy ci na zachowaniu zarówno elastyczności, jak i kontroli nad budżetem, model Fixed Budget może okazać się złotym środkiem i warto go rozważyć.